School WorkBoard 활용 가이드

이 문서는 교직원이 School WorkBoard에서 업무 보드를 만들고, 자료를 함께 모으고, 다음 해에 인계하는 방법을 안내합니다.

1. 시작하기

접속과 첫 로그인

1. 학교에서 받은 School WorkBoard 웹 주소를 엽니다.
2. 허용된 학교 Google 계정으로 로그인합니다.
3. 처음 접속하면 사용자가 자동 등록됩니다.
4. 상단의 닉네임 설정에서 보드에 표시할 이름을 입력합니다.

닉네임은 자료 등록자, 메모 작성자, 활동 이력에 표시됩니다. Google 로그인 계정이나 이메일 주소를 바꾸는 기능은 아닙니다.

다른 Google 계정으로 이용해야 할 때

상단의 계정 전환을 누르고 사용할 Google 계정을 선택한 뒤 앱으로 돌아옵니다. 앱은 Gmail·Google Drive 전체를 로그아웃시키지 않습니다.

학교 계정과 개인 계정을 자주 함께 쓴다면 Chrome 또는 Edge의 별도 브라우저 프로필을 사용하는 편이 가장 안정적입니다. 시크릿 창에서는 Google Drive 파일 선택이나 업로드가 제한될 수 있으므로, 파일 수합·업로드는 로그인한 일반 창에서 진행하는 것을 권장합니다.

2. 3분 안에 시작하는 기본 흐름

새 업무 보드 만들기
  → 업무 안내와 공개 범위 정하기
  → 참여자 추가
  → 메신저로 보드 링크 공유
  → 자료·메모 등록
  → 완료 후 다음 해 인계 메모 남기기

메신저에 보낼 수 있는 짧은 안내 예시

[6학년 공개수업 준비]
업무 자료와 수정본은 아래 보드에 등록해 주세요.
파일을 수정하신 경우에는 ‘새 버전 등록’과 변경 메모를 함께 남겨 주세요.
[보드 링크]

3. 내가 볼 수 있는 업무 찾기

첫 화면의 내가 볼 수 있는 업무에서 참여 중인 보드와 학교 구성원 링크 공유 보드를 확인할 수 있습니다.

목록 검색과 필터

• 업무 검색: 업무명, 분류, 업무 안내의 단어로 찾습니다.
• 학년도, 분류, 상태: 필요한 보드만 좁혀 봅니다.
• 내 권한: 관리 가능, 편집 가능, 열람 전용 보드를 구분합니다.
• 필터 초기화: 모든 조건을 지우고 전체 목록으로 돌아갑니다.

목록은 다른 사람이 보드를 보관하거나 삭제한 경우를 반영하기 위해 일정 시간 뒤 또는 화면을 다시 활성화했을 때 새로고침됩니다. 급하게 최신 상태를 확인해야 할 때는 브라우저 새로고침을 사용하세요.

4. 새 업무 보드 만들기

새 보드 만들기

1. 첫 화면 오른쪽 위의 + 새 업무 보드를 누릅니다.
2. 업무명을 입력합니다. 예: 2026학년도 6학년 공개수업.
3. 학교에서 정한 학년도와 분류를 선택합니다.
4. 필요하면 시작일과 종료일을 입력합니다.
5. 업무 목적, 일정, 요청 사항을 업무 안내에 적습니다.
6. 공개 범위를 선택합니다.
7. 보드 만들기를 누릅니다.

학년도와 분류는 시스템 운영 관리자가 학교 기준에 맞춰 관리합니다. 목록에 없는 값을 임의로 입력할 필요가 있으면 시스템 운영 관리자에게 추가를 요청하세요.

공개 범위 고르기

선택	언제 고르나요?	누가 볼 수 있나요?
참여자만 보기	담당자·협의자가 정해진 업무	보드 관리자와 직접 추가된 참여자
학교 구성원 링크 공유	많은 교직원이 자료를 읽어야 하는 업무	링크를 받은 허용 도메인 학교 구성원, 읽기 전용

학교 구성원 링크 공유는 열람을 편하게 하는 기능입니다. 자료 등록이나 메모 작성이 필요한 사람은 반드시 참여자로 추가해 편집자 역할을 부여해야 합니다.

기존 업무를 바탕으로 만들기

반복되는 업무라면 새 업무 보드 창의 기존 업무 자료 가져오기에서 이전 보드를 검색할 수 있습니다.

1. 업무명, 분류 또는 안내에 들어 있던 단어를 두 글자 이상 입력합니다.
2. 검색 결과에서 참고할 보드를 선택합니다.
3. 새 업무에 맞게 제목, 기간, 안내, 공개 범위를 확인합니다.
4. 필요하면 이전 참여자도 새 보드에 함께 추가하도록 선택합니다.
5. 새 보드를 만듭니다.

이 기능은 업무의 연결 고리를 남깁니다. 이전 보드의 파일과 메모를 자동 복사하지는 않으므로, 필요한 자료는 원래 보드에서 열어 보거나 새 보드에 새 자료로 등록합니다.

현재 보드에서 바로 새 보드 만들기

기존 보드 상세 화면의 이 보드 바탕으로 새 보드 만들기를 이용해도 됩니다. 같은 종류의 업무를 다음 학년도에 이어 갈 때 특히 편리합니다.

5. 참여자 관리하기

보드 관리자는 상세 화면의 참여자 관리에서 사용자를 추가하고 역할을 조정할 수 있습니다.

참여자를 추가하는 방법

1. 추가할 교직원이 앱에 한 번 이상 접속했는지 확인합니다.
2. 보드에서 참여자 관리를 엽니다.
3. 등록된 사용자 목록에서 닉네임으로 사용자를 찾습니다.
4. 역할을 편집자 또는 열람자로 선택합니다.
5. 참여자 추가를 누릅니다.

이메일을 서로 모르더라도 됩니다. 사용자가 앱에 한 번 접속하면 닉네임으로 목록에 표시됩니다.

역할을 정하는 기준

역할	권장 대상	주요 권한
보드 관리자	업무를 총괄하는 담당자	업무 설정, 참여자 관리, 자료·메모 등록, 간편 수합 관리
편집자	자료를 만들거나 수정하는 담당자	자료 등록, 새 버전 등록, 업무 메모 작성
열람자	자료를 확인하고 참고하는 구성원	보드와 파일 열람

참여자를 제거하거나 역할을 바꾸면 해당 보드 폴더의 Drive 접근 권한도 함께 조정됩니다. 역할을 바꾸기 전에는 그 사람이 아직 자료를 수정해야 하는지 확인하세요.

6. 보드의 업무 설정 바꾸기

보드 관리자는 업무 설정에서 아래 내용을 바꿀 수 있습니다.

• 업무 안내
• 시작일과 종료일
• 상태: 진행중, 검토중, 완료, 보관
• 공개 범위: 참여자만 보기 또는 학교 구성원 링크 공유

상태 사용 방법

상태	사용할 때
진행중	자료를 모으고 작업하는 중
검토중	초안이 있고 검토·확정이 필요한 단계
완료	올해 업무를 마무리하고 기록을 참고용으로 남길 때
보관	목록을 정리하되 기록을 남겨 둘 때

보드 삭제는 Drive 파일과 업무 기록을 바로 지우지 않습니다. 일반 목록에서 숨겨 보관하는 방식입니다. 실수로 삭제한 보드나 파일을 다루어야 할 때는 시스템 운영 관리자에게 문의하세요.

7. 업무 자료 등록과 새 버전 만들기

새 자료 등록

편집자 이상은 상세 화면의 자료 추가를 눌러 새 자료를 등록할 수 있습니다.

1. 자료 추가를 누릅니다.
2. 새 자료 등록을 선택합니다.
3. 자료 제목을 입력합니다. 예: 공개수업 수업안.
4. 파일을 선택합니다.
5. 무엇을 올리는 자료인지 또는 유의할 점을 변경 메모에 적습니다.
6. 자료 등록을 누릅니다.

파일은 보드에 연결된 Google Drive 폴더에 저장됩니다. 업로드가 끝날 때까지 버튼을 반복해서 누르지 말고, 화면의 저장·업로드 상태 안내가 끝날 때까지 기다려 주세요.

새 버전 등록

기존 파일을 수정했다면 새 자료를 또 만들기보다 해당 자료의 새 버전 등록을 사용합니다.

1. 수정할 자료 카드에서 새 버전 등록을 누릅니다.
2. 수정한 파일을 선택합니다.
3. 변경 내용을 메모에 남깁니다. 예: 6학년 1반 수업 내용 반영, 날짜와 담당자 수정.
4. 자료 등록을 누릅니다.

현재 버전에는 현재 v2처럼 번호가 표시됩니다. 이전 버전 보기를 펼치면 이전 파일도 각각 파일 열기로 확인할 수 있습니다.

파일을 열 수 없을 때

• 본인이 해당 보드의 참여자인지, 또는 학교 구성원 링크 공유 보드인지 확인합니다.
• 다른 Google 계정으로 Drive가 열렸다면 계정 전환 후 다시 시도합니다.
• 개인 계정이나 외부 계정은 학교 Workspace의 Drive 공유 정책에 따라 파일을 열지 못할 수 있습니다.
• 계속 열리지 않으면 보드 관리자에게 참여자 역할과 Google Drive 권한을 확인해 달라고 요청합니다.

8. 업무 메모와 다음 해 인계

업무 메모 남기기

편집자 이상은 메모 작성에서 파일에만 남기기 어려운 내용을 기록할 수 있습니다.

다음과 같은 내용에 적합합니다.

• 협의한 결정 사항
• 담당자에게 전달할 요청
• 일정 변경
• 자료를 검토한 결과
• 작업 시 주의할 점

짧더라도 맥락이 남도록 작성합니다. 예를 들어 수업안 수정보다 9월 3일 협의: 활동 2의 모둠 수를 6개로 확정이 다음 사람이 이해하기 쉽습니다.

다음 해 인계 메모 남기기

업무를 마칠 때는 다음 해 인계에 아래 내용을 남겨 보세요.

• 올해 확정한 방식과 최종 자료
• 꼭 확인해야 할 일정
• 반복해서 생긴 어려움과 해결 방법
• 다음 담당자에게 권할 점

예시:

공개수업은 9월 둘째 주에 준비를 시작하면 여유가 있었습니다.
최종 수업안은 v4를 사용했습니다. 방송 장비 요청은 행사 2주 전까지 해야 합니다.

9. 간편 수합 링크로 파일만 받기

간편 수합은 전체 보드 사용법을 안내하기 어려운 상황에서 파일만 빠르게 모으는 기능입니다.

보드 관리자가 할 일

1. 해당 보드의 상세 화면에서 간편 수합 열기를 선택합니다.
2. 수합 링크 복사를 눌러 메신저에 붙여 넣습니다.
3. 수합이 끝나면 수합 닫기를 누릅니다.

간편 수합은 진행중 또는 검토중인 보드에서만 열 수 있습니다. 완료·보관 상태의 보드에서는 새 자료를 받지 않습니다.

제출자가 보게 되는 화면

수합 링크를 연 사람은 다음 정보만 봅니다.

• 업무명과 간단한 안내
• 현재 제출자로 인식된 닉네임
• 파일 선택과 제출 메모 입력란

제출자는 기존 자료, 업무 메모, 참여자 목록, 전체 보드 화면을 볼 수 없습니다. 제출 후에도 이 링크에서는 이미 등록된 자료를 열람할 수 없습니다.

간편 수합 링크 안내 예시

[공개수업 수업안 수합]
아래 링크를 열어 수업안 파일과 간단한 제출 메모를 등록해 주세요.
제출 마감: 9월 4일(금)
[간편 수합 링크]

간편 수합 링크도 허용된 학교 Google 계정으로 로그인해야 합니다. 링크만으로 외부인이 제출하는 공개 업로드 기능은 아닙니다.

10. 링크를 공유하는 방법

전체 보드 링크

보드 관리자는 공유 링크 복사를 눌러 보드 주소를 메신저에 보낼 수 있습니다.

• 참여자만 보기 보드는 초대된 참여자만 열 수 있습니다.
• 학교 구성원 링크 공유 보드는 허용 도메인 구성원이 읽기 전용으로 열 수 있습니다.
• 수정이 필요한 사람은 링크만 전달하지 말고 참여자 관리에서 편집자로 추가합니다.

링크를 받을 사람에게 함께 알려 줄 점

학교 Google 계정으로 로그인한 상태에서 링크를 열어 주세요.
열람만 필요한 경우에는 자료를 확인할 수 있고,
수정·등록이 필요한 경우에는 담당자가 편집자로 추가해 드립니다.

11. 자주 묻는 질문

Q. 메신저로 파일을 보내면 되는데 왜 보드를 써야 하나요?

메신저는 빠르지만 수정본이 많아질수록 최종 파일과 변경 이유를 찾기 어렵습니다. 보드는 파일의 현재 버전, 이전 버전, 변경 메모, 업무 메모를 함께 남겨 올해의 협업과 다음 해의 인계를 돕습니다.

Q. 모든 교직원이 새 보드를 만들 수 있나요?

허용된 학교 계정으로 앱에 접속한 사용자는 업무가 필요할 때 보드를 만들 수 있습니다. 학년도·분류 목록은 학교의 시스템 운영 관리자가 관리합니다.

Q. 참여자를 이메일로 찾아야 하나요?

아닙니다. 해당 교직원이 앱에 한 번 접속한 뒤에는 닉네임이 등록된 사용자 목록에 나타납니다. 보드 관리자는 그 목록에서 사람을 골라 역할을 정합니다.

Q. 학교 구성원 링크 공유를 하면 누구나 수정할 수 있나요?

아닙니다. 학교 구성원 링크 공유는 읽기 전용입니다. 파일 등록, 새 버전 등록, 메모 작성은 보드 관리자 또는 편집자만 할 수 있습니다.

Q. 새 버전을 등록하면 이전 파일은 없어지나요?

아닙니다. 이전 버전은 보관되며, 이전 버전 목록에서 각각 열 수 있습니다.

Q. 보드를 삭제하면 파일까지 사라지나요?

아닙니다. 앱의 보드 삭제는 목록에서 숨겨 보관하는 기능입니다. 기존 기록과 Drive 파일은 유지됩니다.

Q. 파일 업로드가 되지 않아요.

먼저 학교 Google 계정으로 일반 브라우저 창에 로그인했는지 확인하세요. 그 다음 보드에서 편집자 이상 역할을 받았는지, 배포 계정이 Drive 루트 폴더에 접근할 수 있는지 보드 관리자 또는 시스템 운영 관리자에게 확인해 달라고 요청합니다.

Q. 관리 Spreadsheet나 Drive 폴더를 직접 열어도 되나요?

일반 업무 처리는 앱 화면에서 진행하는 것이 좋습니다. 관리 Spreadsheet와 Drive 루트 폴더는 시스템 운영·복구를 위한 영역이므로, 직접 수정하면 보드 기록과 권한이 어긋날 수 있습니다.

12. 업무 마무리 점검표

• 현재 사용해야 할 최종 자료가 분명한가요?
• 중요한 수정 내용이 버전의 변경 메모에 남아 있나요?
• 협의 결과와 요청 사항이 업무 메모에 남아 있나요?
• 더 이상 편집할 필요가 없는 사람의 역할을 확인했나요?
• 다음 담당자가 알아야 할 내용을 인계 메모에 남겼나요?
• 업무 상태를 완료 또는 보관으로 바꾸었나요?

업무가 끝난 보드는 다음 해의 출발점입니다. 파일만 남기지 말고, 왜 그렇게 결정했는지와 다음에 무엇을 하면 좋은지도 함께 남겨 주세요.